Ob per Telefon, Post oder E-Mail, unzählige Werbe-Botschaften gelangen meist ungebeten an Empfänger. Ein Unternehmen aber, das persönliche Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Bankverbindung direkt erhebt, muss die befragte Person laut Bundesdatenschutzgesetz informieren über: die eigene Identität (Name und Adresse), über den Zweck der Datenverarbeitung und, sofern die Daten an weitere Stellen vermittelt werden sollen, über die Art dieser Stellen.
Das gilt auch für Unternehmen, die persönliche Daten von Privatpersonen erstmalig ohne deren Wissen speichern und für solche, die vorhaben, personenbezogene Daten an andere Stellen weiterzugeben.
Unternehmen ist es erlaubt, Adresse, Berufsbezeichnung oder Geburtsjahr auch ohne ausdrückliche Einwilligung der Privatperson zu Werbezwecken zu nutzen und sie an andere Stellen weiterzugeben. Es besteht jedoch die Möglichkeit des Widerspruchs, danach sind Nutzung und Weitergabe der Daten zu Werbezwecken unzulässig.
Häufig ist bei einer Bestellung, im Versandhandel zum Beispiel, die Möglichkeit zum Widerspruch in einem Bestellformular bereits durch ein Ankreuzkästchen vorgegeben.
Die Formulare sind meist so gestaltet, dass der Kunde selbst eine Passage streichen muss, oder aktiv ein Häkchen setzen muss, um den Widerspruch geltend zu machen. Empfänger von adressierten Werbeschreiben müssen von den Unternehmen stets über die Möglichkeit des Widerspruchs aufgeklärt werden.
Nach § 34 des Bundesdatenschutzgesetzes haben Privatpersonen das Recht zu erfahren, welche Daten über sie gespeichert sind und zu welchem Zweck, woher diese Daten stammen und an welche Empfänger die Daten weitergeben werden. Diese Auskunft dürfen Unternehmen nur in Ausnahmefällen verweigern.
Personenbezogene Kundendaten können jederzeit gelöscht werden. Sollte das Unternehmen aus steuer- oder handelsrechtlichen Gründen verpflichtet sein, die Daten aufzubewahren, muss sichergestellt werden, dass sie ausschließlich zum Beispiel zu Steuerprüfungszwecken gespeichert werden und für andere Zwecke gesperrt sind.
Manchmal ist eine Sperrung persönlicher Daten sinnvoller als ihre Löschung, denn wenn einer Übermittlung der Daten zu Werbezwecken einmal widersprochen wurde, sind sie gesperrt. Werden die Daten hingegen gelöscht und später über öffentliche Telefonbücher oder über Adresshändler wiedererlangt, ist der Widerspruch nicht mehr sichtbar und die Daten können erneut verwendet werden.
Wenn festgestellt wird, dass gespeicherte Daten falsch sind, sind Unternehmen verpflichtet, diese richtig zu stellen.
